La dimension collaborative au travail aujourd’hui est essentielle pour la réalisation d’un projet et souligne le fait d’avoir une équipe efficace au sein de son entreprise. L’objectif est de gagner du temps tout en favorisant la créativité et l’innovation. L’environnement de travail a donc un rôle très important. Dans ce cas, les espaces doivent être aménagés pour encourager la collaboration. Par conséquent, le travail collaboratif ne va pas simplement mettre en avant l’esprit d’équipe, mais également apporter des changements au niveau de l’organisation de la société. Dans cet article, découvrez en détail le travail collaboratif.
Qu’appelle-t-on le travail collaboratif ?
La notion de travail collaboratif ou travail non rémunéré a fait son apparition la première fois durant les siècles des Lumières. Mais c’est en 1968 qu’a vu le jour le premier système collaboratif de l’histoire. À cette époque, le but était de rédiger un document avec l’aide de plusieurs mains au sein d’une même équipe de chercheurs aux États-Unis. C’est avec l’utilisation massive des nouveaux moyens de communication d’internet comme les moteurs de recherche ou les outils de traduction, dans les années 2000, que le travail collaboratif a connu son essor.
Au sens littéral du terme, le travail collaboratif se définit comme un mode de travail non hiérarchisé qui s’appuie sur l’intelligence collective. Il se base sur l’échange entre les différents collaborateurs qui vont mettre en commun leur créativité et leur compétence pour atteindre un même objectif. Cette méthode de travail va donc favoriser la communication entre les individus faisant partie d’une même structure.
Le but de cette collaboration étroite entre les collaborateurs de la même entreprise est de favoriser l’émergence des idées, la responsabilisation de chacun et la stimulation de la créativité et l’innovation.
À noter que les rapports sont horizontaux dans un travail collaboratif, car chaque participant donne son avis pour valider les projets. En effet, les compétences de chaque membre sont utilisées pour la réalisation du projet.
Les bénéfices du travail collaboratif
Le travail collaboratif est devenu un atout clé pour les entreprises sur de nombreux points. Elles ont la garantie de récolter les fruits de leurs investissements. L’organisation de l’entreprise sera moins basée sur une hiérarchie traditionnelle. Voici une liste non exhaustive des bénéfices de ce mode de travail.
Le développement de la créativité
L’un des premiers points positifs du travail collaboratif est sans doute le développement plus naturel de la créativité des individus travaillant ensemble dans la même équipe. Ils vont faire rebondir leurs idées pour créer des solutions innovantes. C’est la différence de personnalités qui va favoriser l’innovation avec une meilleure ouverture d’esprit. La collaboration va ainsi apporter de meilleurs projets pour l’entreprise. Une situation qui va pousser les équipes à se dépasser et à innover.
Augmentation de la productivité
La collaboration au travail va motiver les collaborateurs à travailler ensemble dans un but commun. Une étude de l’université de Stanford à démontrer que le rendement individuel a considérablement augmenté avec le travail collaboratif. En effet, plus de 60 % des individus faisant l’objet de cette étude accomplissent plus longtemps leurs tâches lorsqu’ils travaillent ensemble. Le travail dans un environnement de collaboration favorise le succès collectif.
Facilite le travail à distance
Avec l’utilisation des outils technologiques et de la connexion internet, les salariés peuvent travailler à distance ou depuis leur domicile. Une situation qui nécessite le soutien d’un environnement de travail collaboratif pour que les collaborateurs reçoivent les mêmes informations en temps réel. En plus, les outils de collaboration vont faciliter la participation de chaque collaborateur à l’activité à distance.
À noter que la mise en place d’un environnement de travail collaboratif demande un temps d’adaptation et des efforts.
Les autres bénéfices du travail collaboratif
D’autres avantages entourent le travail collaboratif. Il permet, par exemple, de développer, l’autonomie, le sens des responsabilités, l’intelligence collective et la culture du Lean management. La collaboration va installer de nouvelles formes de communication et créer de la richesse à travers le partage des connaissances et la coopération.
Le fait d’investir sur une plateforme collaborative va également réduire le nombre de mails à envoyer à l’intérieur de l’entreprise. Dans ce cas, les problèmes de suivi ou de recherche de fichier seront réduits.
En centralisant les données, l’ensemble des projets sera transparent et visible par tous les collaborateurs. Cette transparence de l’information va responsabiliser l’ensemble des membres de l’équipe.
Le travail collaboratif permet aussi de gagner du temps. Grâce à la plateforme, tout devient accessible en quelques secondes. La prise de décision et la résolution des problèmes seront plus rapides avec les outils collaboratifs.
Collaboratif/collectif : les nuances et différences
Des nuances doivent être faites entre le travail collaboratif et le travail collectif puisque la frontière n’est pas grande. Dans les deux cas, ils ont pour objectif de favoriser l’échange entre les collaborateurs pour favoriser la productivité.
Pour rappel le travail collaboratif est un mode de travail qui permet la collaboration de plusieurs individus afin de réaliser un projet commun. Ils travaillent en utilisant des outils technologiques d’information et de communication.
Le travail collectif, quant à lui, va s’organiser autour de différents groupes de travail qui vont se partager des tâches différentes. Son fonctionnement repose sur la succession progressive et coordonnée des actions de chaque personne pour atteindre les objectifs fixés. Chaque individu se voit ainsi confier une mission dont il est personnellement responsable.
Le travail collectif se réalise également avec l’accumulation des activités individuelles. Chaque collaborateur connait dès le début sa mission à travers des échanges ou des partages d’éléments pour atteindre les objectifs. Dans ce cas, la communication des informations se fait par étape.
Pour le travail collaboratif, les acteurs ne sont pas totalement indépendants, car la division des tâches se fait de manière formelle. Mais un engagement mutuel des acteurs est demandé pour favoriser la créativité. Concernant la communication, elle sera plus souple avec des rapports horizontaux au sein de l’équipe.
Quel espace de travail collaboratif ?
L’espace de travail collaboratif est un levier pour la société, car il favorise les échanges et les interactions entre les salariés.
Espace de travail collaboratif physique
La conception d’un espace collaboratif physique doit respecter quelques règles. À titre d’exemple, il est primordial d’offrir plusieurs types d’espaces pour les collaborateurs comme une salle de réunion, une salle de détente ou de repos. L’accès à différents lieux facilite l’adaptation de chaque personnalité tout en respectant leur individualité.
Pour protéger le salarié contre les indiscrétions, il est également important de lui offrir un espace qui respecte son intimité. Les agencements doivent garantir ce calme comme les pièces silencieuses pour lui permettre d’être seul. La conception idéale doit reposer sur un espace suffisant pour chacun.
Afin d’assurer la mobilité dans les espaces de travail et favoriser l’esprit de collaboration, il est vital de fournir aux salariés des outils qui vont faciliter les échanges en étant facile à transporter. Il est conseillé de recourir aux outils digitaux connectés à internet.
L’utilisation de logiciel de gestion va aussi contribuer à cette mobilité. L’entreprise doit ainsi penser à l’environnement avant de penser à l’individu pour réussir la transition vers le travail collaboratif.
Espace de travail collaboratif numérique
La mise en place de l’espace de travail collaboratif numérique doit faire appel à l’utilisation des plateformes spécifiques. Par définition une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel qui permet de centraliser l’ensemble des ressources et outils d’une structure. Tout en favorisant la collaboration, il va suivre directement les projets, les mises à jour et partage de documents.
L’espace numérique se présente également comme une solution innovante pour les entreprises à la recherche de productivité, de bien-être des collaborateurs et d’économie financière. Pour y parvenir, il faut avoir recours à des logiciels et applications.
En cette période, l’espace de travail collaboratif numérique est devenu un impératif dans les relations entre les collaborateurs, l’entreprise et le client.
Comment organiser ou manager un projet ?
Même étant dans un projet de travail collaboratif, le management nécessite de respecter certaines étapes clés.
- La première consiste à dresser avec votre équipe les tâches à réaliser. Cette phase est considérée comme la fondation du projet pour éviter de fausser la gestion future. Cette préparation peut faire l’objet d’intense négociation au sein de l’équipe chargée de réaliser le projet.
- La seconde étape va définir l’enchaînement logique des tâches. En effet, vous ne pouvez pas tout faire en même temps. Il est important de commencer par les chantiers les plus importants. Des réunions de lancement de projet peuvent ainsi être faites dans les espaces collaboratifs physiques ou virtuels.
- Manager un projet consiste aussi à l’exécuter et le piloter. Cette étape va lancer les opérations planifiées. Le but étant de rester fidèle au plan initial malgré les imprévus que vous pouvez gérer à l’étape suivante. À ce niveau, la coordination du travail des personnes et des ressources est indispensable avec des ajustements organisationnels.
- La dernière étape du management de projet est la finalisation qui vous permet d’assurer que les objectifs initiaux sont atteints. Il faut terminer les travaux en cours en informant l’équipe et finalement faire un bilan concernant les difficultés rencontrées pour s’améliorer dans le futur.